ΤΙ ΕΙΝΑΙ ΤΟ

ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

Τι είναι το ECM;

Ο τεχνικός όρος Enterprise Content  Management αφορά τη στρατηγική που υιοθετεί τεχνολογίες, εργαλεία και μεθόδους που χρησιμοποιούνται για την Σύλληψη, Αποθήκευση, Διαχείριση, Διασφάλιση και Κυκλοφορία, δομημένων (data) και αδόμητων πληροφοριών (content), σε μια επιχείρηση και με σκοπό:

  • καλύτερη οργάνωση και διασφάλιση της επιχειρησιακής πληροφορίας,
  • άμεση μείωση λειτουργικών δαπανών,
  • την διευκόλυνση καθημερινών εργασιών οπουδήποτε εμπλέκονται άνθρωποι έγγραφα και διαδικασίες.

 

Η Πλατφόρμα Papyros Enterprise Content Management

Ειδικότερα η πλατφόρμα  PAPYROS ECM της εταιρίας MODUS  «συλλαμβάνει», επεξεργάζεται και αρχειοθετεί αυτόματα, έγγραφα που παράγονται από το ERP WMS, HR και συστήματα της επιχείρησης όπως και έγγραφα που δημιουργούνται από τους εργαζόμενους της επιχείρησης και από τρίτους συνεργάτες και συναλλασόμενους οργανισμούς. 

Μερικά παραδείγματα τέτοιων εγγράφων είναι εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία, τιμολόγια προμηθευτών, τιμοκατάλογοι, επιστολές, προσφορές, τεχνικές προδιαγραφές, e-mail,fax εικόνες, σχέδια, φωτογραφίες, εκπαιδευτικά ή προωθητικά βίντεο, φωνητικά μηνύματα, χειρόγραφες σημειώσεις, αποφάσεις ΔΣ κλπ.

Κατα την εισαγωγή των αρχείων η πλατφόρμα Papyros ECM αναγνωρίζει το περιεχόμενο των ηλεκτρονικών ή φυσικών εγγράφων, τα κρυπτογραφεί, τα αποθηκεύει με την κατάλληλη ταξινόμηση για ταχεία και ασφαλή πρόσβαση και τα δρομολογεί στους κατάλληλους παραλήπτες ανάλογα με τις διαδικασίες της επιχείρησης.

Άμεσα Οικονομικά και Ποιοτικά Οφέλη

Σημαντική εξοικονόμηση λειτουργικών δαπανών προκύπτει από την υιοθέτηση ενός συστήματος ECM δεδομένου ότι βελτιστοποιεί διαδικασίες, διευκολύνει την επικοινωνία μεταξύ των τμημάτων, επιταχύνει την λήψη αποφάσεων, διευκολύνει την παρακολούθηση της έγκαιρης διεκπεραίωσης των εργασιών  (task management), διασφαλίζει το περιεχόμενο και τα προσωπικά δεδομένα σύμφωνα με τις διεθνείς οδηγίες πιστοποίησης , ενώ ταυτόχρονα ελαχιστοποιούνται οι δαπάνες σε αναλώσιμα υλικά, μέσα και χώρους.

Οι τομείς που ωφελούνται μέσα σε μία επιχείρηση είναι πολλοί, ενδεικτικά αναφέρουμε, μεταξύ άλλων:

  • αλληλογραφία
  • παραγγελίες και πληρωμές προς προμηθευτές
  • παραγγελίες πελατών και εισπράξεις
  • διαχείριση διανομών και παραδόσεων
  • διαχείριση έργων
  • έλεγχος ποιότητας με παρακολούθηση σχετικών εγγράφων και διαδικασιών και συμμόρφωση με οδηγίες
  • διαχείριση αναφορών λογιστηρίου
  • μηχανογράφηση 
  • πωλήσεις προϊόντων και υπηρεσιών (pre-sales)
  • νομικές υποθέσεις
  • παράπονα πελατών
  • πρωτόκολλο
  • διαχείριση αποφάσεων διοίκησης
  • οργάνωση του αρχείου επιχείρησης
  • οργάνωση και έγκριση προωθητικού υλικού
  • διαχείριση προσωπικού κλπ.

 Βλ. http://www.modus.gr/lyseis/antikeimeno/

Σημαντικό ρόλο στην απόφαση να οδηγηθούν οι επιχειρήσεις στην υιοθέτηση στρατηγικής ECM, είναι η συμμόρφωση με το νέο ευρωπαϊκό κανονισμό GDPR ο οποίος θα εφαρμοστεί από τις 25 Μαΐου 2018, επισείοντας σοβαρότατες συνέπειες και πρόστιμα σε περιπτώσεις παραβίασης.

Για περισσότερες πληροφορίες μπορείτε να ανατρέξετε στο site της εταιρίας.www.modus.gr/en όπου εμφανίζονται και χαρακτηριστικές εγκαταστάσεις

Επικοινωνήστε μαζί μας

Είμαστε πάντα πρόθυμοι να αναλύσουμε μαζί τις ανάγκες και τις προτερεότητες σας, ενημερώνοντας σας για λύσεις στα προβλήματα που αφορούν έγγραφα και διαδικασίες της επιχείρισης σας.

Τα Χαρακτηρισιτκά του ECM

Capture:

Σκοπός των λύσεων ECM είναι να "συλλαμβάνουν" και να οργανώνουν όλα τα ήδη μη-δομημένης πληροφορίας στην επιχείριση. Επιχειρισιακά έγγραφα, πολυμέσα και διασκορπισμένες πληροφορίες που "λυμνάζουν" σε διάφορα σημεία του οργανισμού κατηγοριοποιούνται και οργανώνονται ώστε να ανακτώνται άμεσα και εύκολα από τους εργαζόμενουν μιας επιχείρησης.

Manage:

Οι εφαρμογές ECM προσφέρουν μια μεγάλη γκάμα εφαρμογών και λειτουργιών, έτοιμων ή ειδικής κατασκευής (custom) για διαχείριση των πληροφοριών  από το σημείο της παραγωγής μέχρι το τέλος του κύκλου ζωής τους. Οι εργαζόμενοι της επιχείρησης αξιοποιούν αυτές τις εφαρμογές για να πραγματοποιούν τις καθημερινές εργασίες τους γρήγορα, απλά και αποτελεσματικά.

Store:

Η αποθήκευση και διασφάλιση της επιχειριασιακής πληροφορίας αποτελεί βασικό πυλώνα των εφαρμογών Enterprise Content Management.

Preserve:

H Διατείρηση του περιεχομένου των πληροφοριών οργανώνεται και προφυλάσεται ανάλογα με τις σχετικές νομοθεσίες και κανονισμούς, τους διαθέσιμους πόρους και τις πολιτικές της κάθε επιχείρισης.  Έγγραφα, πολυμέσα και λοιπές πληροφορίες αφού κρυπτογραφηθούν, αποθηκεύονται σε ένα κεντρικό σημείο μέχρι και την προγραμματισμένη απόσυρση τους, ώστε προστατεύονται απο μη-εξουσιοδοτημένους χρήστες, κακόβουλες ενέργειες και καταστροφές.

Deliver:

Τέλος, τα συστήματα ECM διανέμουν την οργανομένη πληροφορία στα εξουσιοδοτημένα μέλη εντός και εκτός της επιχείρισης υποστηρίζοντας γρήγορη, αποτελεσματική και χωρίς λάθη εκτέλεση των επιχειρισιακών διαδικασιών, ή παραδίδονται σε τρίτες εφαρμογές και για περεταίρω ανάλυση.

PAPYROS ECM

Το Enterprise Content Management που κάνει το 'Paperless Office' πραγματικότητα

Αυτοματοποιείστε τις επιχειρισιακές σας διαδικασίες με τον Πάπυρο και κάντε το "PaperLess Office' πραγματικότητα σε όλα τα σημεία του οργανισμού σας.