Μερικές φορές τα αυτονόητα είναι εκείνα που δεν γίνονται κατανοητά και δεν εφαρμόζονται, τόσο στην καθημερινότητα της επιχειρηματικής δραστηριότητας, αλλά και της ευρύτερης διαχείρισης της εθνικής
οικονομίας του δημόσιου και του ιδιωτικού τομέα.

Αυτή η αδυναμία έχει σαν αποτέλεσμα το να συνειδητοποιούμε το χάος που αποκαλύπτεται σήμερα, με πρώτο παράδειγμα τους φακέλους συνταξιούχων που βρίσκονται διάσπαρτοι στους διαδρόμους των γραφείων του ΕΦΚΑ.

Αλλά τα προβλήματα διαχείρισης φακέλων και γενικότερα της διαχείρισης πληροφοριών δεν σταματούν στον ΕΦΚΑ, ή σε άλλους δημόσιους οργανισμούς, αλλά επεκτείνονται στον ιδιωτικό τομέα σε θέματα που αφορούν τη λειτουργία του ηλεκτρονικού εμπορίου, την διακίνηση του ηλεκτρονικού χρήματος, αλλά και τη συνεργασία μεταξύ των τράπεζων, του δημόσιου και των επιχειρήσεων.

Σε όλα αυτά έρχεται να προστεθεί η αυξανόμενη ανάγκη προσαρμογής στην ευρωπαϊκή νομοθεσία σε ότι αφορά την διαφύλαξη προσωπικών δεδομένων και τη συνεχή αυστηροποίηση διεθνών κανόνων ποιοτικού ελέγχου (ISO, HACCP κλπ).

Η σωστή αξιοποίηση της τεχνολογίας είναι πλέον απαραίτητη για την αποκατάσταση των προβλημάτων, ενώ ταυτόχρονα διευκολύνει την προσαρμογή στις νέες απαιτήσεις και συνθήκες της διεθνούς αγοράς.

Σε πρώτο επίπεδο, γίνονται ορισμένες απόπειρες, γι’ αυτό ακούμε όλο και περισσότερο τις λέξεις όπως ψηφιοποίηση διαδικασιών, ηλεκτρονική τιμολόγηση, ηλεκτρονική αρχειοθέτηση.

Επιπλέον έχει επιτέλους διαπιστωθεί η ανάγκη περισσότερης συνεργασίας μεταξύ διαφόρων οργανισμών και φορέων δημοσίου, τραπεζικού και ιδιωτικού τομέα μέσω ταχύτερης ανταλλαγής πληροφοριών.

Οι προσπάθειες αυτές, όμως, ήταν και εξακολουθούν να είναι αποσπασματικές και ανεπαρκείς.

Είναι αυτονόητο ότι δεν επαρκεί να ψηφιοποιήσει κανείς τις πληροφορίες ενός οργανισμού, χωρίς να αυτοματοποιήσει και τις σχετικές διαδικασίες.

Είναι αυτονόητο ότι η ροή των πληροφοριών μεταξύ των συντελεστών που συμμετέχουν γίνεται πολύ πιο εύκολα όταν οι πληροφορίες είναι ψηφιοποιημένες, – δεν είναι αυτονόητο όμως ότι οι διαδικασίες και αρμοδιότητες των ενδιαφερομένων αποτελούν μέρος της οργανωτικής δομής των οργανισμών που αποτελούν με τη σειρά τους μέρος του συστήματος ποιοτικού ελέγχου.

Τελικά δεν φαίνεται να είναι απόλυτα αυτονόητο ότι η συγκέντρωση του συνόλου των πληροφοριών, και ο καθορισμός των διαδικασιών συμβάλει στην σημαντική βελτίωση της ανταγωνιστικότητας των επιχειρήσεων, αλλά και της οικονομίας γενικότερα.

Ας μην δικαιολογούμε λοιπόν την έλλειψη ανταγωνιστικότητας στο κόστος ενέργειας, των πρώτων υλών και του ανθρώπινου δυναμικού, διότι υπάρχει τεράστιο ακόμα περιθώριο εξοικονόμησης, το οποίο κρύβεται στην εφαρμογή σωστής διαχείρισης της καθημερινής πληροφορίας που συμπεριλαμβάνει επιχειρησιακά έγγραφα, ηλεκτρονικά και μη, και επιτυχγάνεται με την αυτοματοποίηση των διαδικασιών που διασφαλίζουν τον έλεγχο και την σωστή διεκπεραίωση των εργασιών.

Αυτά δεν είναι αυτονόητα, απαιτούν όμως μεγαλύτερη προσοχή και μελέτη στην εφαρμογή της σωστής τεχνολογίας.