• Τι είναι το ECM;
• Γιατί είναι διαφορετικό από τις υπό-λειτουργίες του ERP;
• Ποιο επιχειρησιακό πρόβλημα λύνει η εφαρμογή συστημάτων ECM, που δεν μπορεί να λυθεί μέσα στο ERP σύστημα;

Αυτές είναι συνήθως οι πρώτες ερωτήσεις που θα δεχθούμε από πελάτες που αγνοούν τη σημασία και τη χρησιμότητα των συστημάτων ECM.

Προσπαθώντας να περιγράψουμε με μεγαλύτερη ακρίβεια τα συστήματα ECM, τις επιμέρους λειτουργίες και τον γενικό στόχο τους σε μια επιχείρηση, παρακάτω παραθέτουμε μια σύγκριση των δύο τύπων εφαρμογών και των χαρακτηριστικών τους.

Τι είναι το ERP;

Τα συστήματα EPR (Enterprise Resource Planning) όπως προδίδει και το αρκτικόλεξο, είναι εργαλεία επιχειρησιακού σχεδιασμού και οργάνωσης πόρων.  Σκοπός των συστημάτων είναι οργάνωση και διαχείριση των δεδομένων της επιχείρησης που αφορούν στους πόρους της. (οικονομικοί, υλικοί, ανθρώπινοι κλπ).

Οι πόροι της επιχείρησης καταγράφονται με την μορφή ποσοτικών συναλλαγών (transactions). Στο EPR γίνεται ο έλεγχος και η παρακολούθηση των δεδομένων των καταγραφών, με σκοπό τη συμμόρφωση με το νομικό και κανονιστικό πλαίσιο κάθε επιχείρησης και τη δημιουργία συμπερασμάτων που βοηθούν τη διοίκηση να λαμβάνει αποφάσεις.

Τυπικές Λειτουργίες των ERP είναι οι παρακάτω:

• Διαχείριση Οικονομικών
• Διαχείριση Παραγωγής
• Διαχείριση Αποθήκης
• Διαχείριση Διανομής
• Διαχείριση Ανθρώπινων πόρων
• Διαχείριση Marketing και Πωλήσεων

Το κύριο όφελος του ERP πηγάζει στην δυνατότητα ανταλλαγής πληροφοριών μεταξύ των παραπάνω λειτουργιών με ακεραιότητα, ταχύτητα και μειωμένο κόστος εργασίας του προσωπικού, ώστε η επιχείρηση να εκτελεί τις βασικές τις διαδικασίες ως ένα ενιαίο σύστημα, χωρίς να χάνεται χρόνος στην εσωτερική επικοινωνία.

Τα δεδομένα των συναλλαγών που διαχειρίζεται ένα EPR έχουν συγκεκριμένη δομή, συνοχή (structured data) και τα αποτελέσματα της επεξεργασίας τους πρέπει να είναι ακριβή.

Ένα απλό παράδειγμα χρήσης του EPR από μία εμπορική επιχείρηση θα ήταν η καταγραφή πώλησης προϊόντων:

Ο χρήστης θα καταχωρήσει με ακρίβεια τον τύπο και τον αριθμό προϊόντων της πώλησης. Το σύστημα αφού κάνει τους απαραίτητους ελέγχους, θα ενημερώσει την αποθήκη ότι τα προϊόντα έχουν πωληθεί και ταυτόχρονα θα γίνουν οι απαραίτητες λογιστικές εγγραφές και για να εκτυπωθεί το τιμολόγιο και το δελτίο αποστολής.

Τι επιπλέον προσφέρει το ECM;

Η καθημερινές διαδικασίες μιας επιχείρησης όμως, δεν περιλαμβάνουν μόνο διαχείριση των συναλλαγών. Υπάρχουν σειρά από εργασίες που γίνονται πριν ή μετά από μετά κάθε συναλλαγή σε όλα τα τμήματα της επιχείρησης. Αυτές οι εργασίες συνήθως έχουν τα παρακάτω στοιχεία: Επικοινωνία/Συνεργασία του προσωπικού, παραγωγή και μελέτη εγγράφων, λήψη αποφάσεων.

Οι εφαρμογές ECM (Enterprise Content Management) σκοπό έχουν να πάνε την ψηφιοποίηση των διαδικασιών της επιχείρησης ένα βήμα μπροστά, παρέχοντας τα κατάλληλα εργαλεία στο προσωπικό για να συνεργάζεται, να παράγει και να συλλέγει όχι μόνο δομημένη πληροφορία όπως τα ERP, αλλά και πληροφορία χωρίς συγκεκριμένη δομή και συνοχή (unstructured information), όπως είναι τα έγγραφα, πολυμέσα, ψηφιακή και φυσική αλληλογραφία.

Η έγκριση ενός παραστατικού προμήθειας για πληρωμή, η μελέτη όρων ενός συμβολαίου, η μελέτη βιογραφικών για την πραγματοποίηση νέας πρόσληψης, η παρακολούθηση μιας εισαγωγής προϊόντων από το εξωτερικό ή διαχείριση παραπόνων πελατών είναι παραδείγματα διαδικασιών που χρήζουν τον έλεγχο και τις ευκολίες που παρέχουν τα συστήματα ECM.

Όταν δηλαδή χρειάζεται να μελετήσουμε συμβόλαια, email, τιμολόγια, αποδείξεις, τιμοκαταλόγους, αναφορές τρίτων συστημάτων και τις απόψεις των συναδέλφων μας για να λάβουμε μια απόφαση, τότε το ERP της επιχείρησής μας δεν θα μπορέσει να μας βοηθήσει.

Μέσω των συστημάτων ECM, οι χρήστες μπορούν να αναζητούν έγγραφα και πληροφορίες που είναι απαραίτητες για να παίρνουν αποφάσεις σε καθημερινά ζητήματα. Χωρίς τη σωστή οργάνωση της αδόμητης πληροφορίας της επιχείρησης, δαπανούμε αρκετό χρόνο στην αναζήτηση εγγράφων και αναφορών από διάσπαρτα σημεία με τη βοήθεια των συναδέλφων μας και μετά από πολλά emails, τηλέφωνα, φωτοτυπίες λαμβάνουμε λάθος αποφάσεις λόγω ελλιπούς ή μη-επίκαιρης πληροφόρησης.

Το κύριο όφελος των εφαρμογών ECM (Enterprise Content Management), είναι η οργάνωση όλης της επιχειρησιακής δομημένης και αδόμητης πληροφορίας σε μια κεντρική γνωσιακή βάση (knowledge base) προσβάσιμη από όλα τα τμήματα της επιχείρησης.

Ακόμα, η διαφύλαξη της ακεραιότητας και της εμπιστευτικότητας των παραπάνω πληροφοριών είναι από τις πιο σημαντικές λειτουργίες των συστημάτων ECM που βοηθούν στην κανονιστική συμμόρφωση των επιχειρήσεων.

Για αυτόν τον λόγο τα ECM συστήματα δεν είναι κατασκευασμένα για καταγραφή και επεξεργασία συναλλαγών, αντίθετα παρέχουν μια σειρά λειτουργιών που βελτιώνουν τον έλεγχο της παραγωγής, την αναζήτηση και διακίνηση εγγράφων και σχετικών πληροφοριών.

Βασικές Λειτουργίες των συστημάτων ECM είναι:

• Διαχείριση Εγγράφων και Πολυμέσων
• Διαχείριση Υποθέσεων
• Διαχείριση Ροών Εργασίας
• Ψηφιακές/Ηλεκτρονικές Υπογραφές
• Έξυπνη Σύλληψη πληροφοριών από το περιεχόμενο εγγράφων
• Αυτόματη παραγωγή εγγράφων από πρότυπα έγγραφα
• Web Portal ανταλλαγής εγγράφων με εξωτερικούς συνεργάτες, πελάτες ή προμηθευτές

Συμπέρασμα:

Οι εφαρμογές ERP σκοπό έχουν την αυτοματοποίηση της διαχείρισης των πόρων της επιχείρησης μέσω της γρήγορης και ασφαλούς διαχείρισης δομημένων πληροφοριών με τη μορφή συναλλαγών (transactions).

Οι εφαρμογές ECM καλύπτουν το κενό των επιχειρησιακών διαδικασιών που απαιτούν την συλλογή και τη μελέτη αδόμητων και δομημένων πληροφοριών για την λήψη καθημερινών αποφάσεων με διασφάλιση της ακεραιότητας και εμπιστευτικότητας του επιχειρησιακού περιεχομένου.