Η ανάγκη

Είναι ευρέως αποδεκτό ότι το τμήμα πωλήσεων αποτελεί τη καρδία της επιχειρηματικής δραστηριότητας για τις περισσότερες επιχειρήσεις.

Μια δυνατή ομάδα πωλήσεων μπορεί να αλλάξει τα δεδομένα σε έναν οργανισμό, όχι μόνο επιτυγχάνοντας θετικά αποτελέσματα, αλλά και ενημερώνοντας την κεντρική διοίκηση για τις ανάγκες τις αγοράς, μεταφέροντας απαραίτητες πληροφορίες για την εικόνα του κάθε πελάτη.

Ακόμα περισσότερο, στις επιχειρήσεις που παρέχουν εξειδικευμένες υπηρεσίες ή/και πολύπλοκα τεχνικά προϊόντα, ο ρόλος της ομάδας πωλήσεων αναβαθμίζεται, καθώς στον κύκλο της πώλησης προστίθενται εργασίες υψηλού επιπέδου όπως η μελέτη σχετικών προδιαγραφών, η παροχή τεχνικών πληροφοριών του πελάτη, η αντιστοίχιση με ανταγωνιστικά προϊόντα κ.α..

Το σύνολο των παραπάνω εργασιών απαιτεί στελέχη με εμπειρία στο αντικείμενο, καλή συνεργασία του προσωπικού, αλλά και άμεση πρόσβαση στις απαραίτητες πληροφορίες.

Οι επιχειρήσεις που συναντούμε, παρόλο που διαθέτουν ικανό και καταρτισμένο προσωπικό παρουσιάζουν προβλήματα στην συνεργασία και στην εύρεση της απαραίτητης πληροφορίας.

Συχνά ο χρόνος των πωλητών αναλώνεται στην συλλογή πληροφοριών από διάσπαρτα σημεία για την εκπόνηση προσφορών ή για την απάντηση ερωτημάτων των πελάτων.

Όσο η πρόσβαση σε Πιστοποιητικά, Προδιαγραφές, Τιμοκαταλόγους και άλλα ενημερωτικά και τεχνικά έγγραφα γίνεται πιο δύσκολη, πωλητές και τεχνικοί καταλήγουν να παράγουν την ίδια πληροφορία πολλές φορές ή να απασχολούν άσκοπα τα εμπειρότερα στελέχη.

Τελικώς, η κακή διαχείριση της πληροφορίας οδηγεί σε αύξηση του κόστος λειτουργίας και του κινδύνου να γίνουν λάθη και υποσκάπτει την δυνατότητα της επιχείρησης να αναπτυχθεί και να προσλάβει νέο προσωπικό.

Παρά τις προσπάθειες αυτοματοποίησης των πωλήσεων και της παραγγελιοληψίας μέσω σύγχρονων εργαλείων τύπου CRM το πρόβλημα παραμένει, καθώς από την στρατηγική μηχανογράφησης των επιχειρήσεων λείπουν δυο κρίσιμοι παράγοντες:

• Η κεντρική διαχείριση εγγράφων
• πρόβλεψη διαδικασιών εκπόνησης, έγκρισης και επικαιροποίησης τεχνικού υλικού.

Δεν είναι λοιπόν επαρκής η οργάνωση των εμπορικών στοιχείων της επιχείρησης, καθώς υπάρχει ανάγκη πρόσβασης σε εξειδικευμένες τεχνικές και ποιοτικές πληροφορίες που συνήθως κρύβονται σε προσφορές, συμβάσεις,  προωθητικό υλικό και αλληλογραφία με τους πελάτες πριν ή μετά την πώληση.

Οι προκλήσεις

Η επιχείρηση που θα αποφασίσει ότι η λύση του παραπάνω προβλήματος αποτελεί προτεραιότητα, θα αντιμετωπίσει τις παρακάτω προκλήσεις:

1. Αναζήτηση κατάλληλων ψηφιακών εργαλείων για την διαχείριση τη πληροφορίας που θα ταιριάξουν στον τρόπο λειτουργίας και θα κερδίσουν την αποδοχή της ομάδας πωλήσεων.
2. Προσαρμογή ή καθορισμός νέων διαδικασιών τμήματος πωλήσεων, ώστε να είναι πλήρως εφαρμόσιμες και αποτελεσματικές.
3. Διαχείριση της Οργανωσιακής Αλλαγής με σκοπό να παραμείνει εντός των προβλέψιμων ορίων χρόνου και κόστους, ώστε τα αξιοποιηθούν τα οφέλη το συντομότερο δυνατόν.

Αναζήτηση Κατάλληλων Εργαλείων:

Η εμπειρία μας έχει δείξει ότι οι διαδικασίες διαχείρισης πληροφορίας διαφέρουν σημαντικά από οργανισμό σε οργανισμό, διότι διαμορφώνονται με γνώμονα το αντικείμενο των προσφερόμενων προϊόντων και υπηρεσιών.

Ευελιξία

Είτε η επιχείρηση εμπορεύεται προϊόντα ανταλλακτικών πλοίων, παρέχει υπηρεσίες συντήρησης μηχανημάτων  ή συμβουλευτικές υπηρεσίες τα κατάλληλα εργαλεία πρέπει να είναι αρκετά ευέλικτα, ώστε να προσαρμόζονται με ευκολία στις ιδιαιτερότητες του αντικειμένου της επιχείρησης.

Οι ομάδα του τμήματος πωλήσεων έχει την φήμη να απορρίπτει νέα ψηφιακά εργαλεία, διότι συνήθως επιβάλλονται για λόγους ελέγχου από τη διοίκηση και όχι για να κάνουν τη ζωή τους πιο εύκολη.

Τα βασικά και απαραίτητα «όπλα» στη φαρέτρα του πωλητή είναι η πρόσβαση σε email και τη σουίτα του Office και μία CRM βάση δεδομένων για την διαχείριση των επαφών τους.  Οποιαδήποτε νέα εφαρμογή θα πρέπει να διασυνδέεται με την υπάρχουσα υποδομή και εργαλεία που αξιοποιούν μέχρι τώρα πωλητές και τεχνικοί, αλλιώς είναι άλλο ένα ψηφιακό σύστημα ελέγχου που προσθέτει καταχωρίσεις και άλλες πρόσθετες εργασίες στην καθημερινότητα τους.

Καθώς το τμήμα πωλήσεων είναι η πρώτη εικόνα της επιχείρησης και η δουλειά των πωλητών είναι ιδιαίτερα δυναμική, είναι σημαντικό να αξιοποιούνται νέες τεχνολογικές τάσεις και μέσα.

Η αξιοποίηση των Mobility, Cloud computing, Intuitive Analytics, Seamless integration, Big Data, ΑΙ και άλλων τεχνολογικών τάσεων, είτε τις θεωρούμε υπερεκτιμημένες, είτε κρίσιμες για την επιβίωση της επιχείρησης, σκοπό έχει να βελτιώσει ποσοτικά και ποιοτικά την καθημερινότητα των στελεχών μας και τελικά να αυξήσει την συνολική παραγωγικότητα της επιχείρησης.

Ένα ψηφιακό σύστημα πρέπει να εξελίσσεται και να τις αφομοιώνει, για να μην καταλήξει ένα πολλά υποσχόμενο έργο να χάσει τη βιωσιμότητά του εντός 1-2 χρόνων.

Τέλος, πολλές φορές οι διοίκηση δεν αντιλαμβάνεται ότι τα πολλαπλά ψηφιακά συστήματα, δεν προσθέτουν μόνο τα μετρήσιμα κόστη της αδειοδότησης και των υπηρεσιών τρίτων, αλλά αυξάνουν και το κόστος στην εσωτερική διαχείριση.

Για αυτόν τον λόγο στην επιλογή ενός νέου συστήματος θα πρέπει να λαμβάνεται υπόψιν η απλότητα στη χρήση, στη διαχείριση και στην ασφαλή λειτουργία και συντήρησή του.

Εξίσου σημαντική είναι η δυνατότητα περεταίρω αξιοποίησης των ψηφιακών εργαλείων και σε άλλα μέρη της επιχείρησης με την προοπτική η σχέση κόστους / οφέλους συνεχώς να βελτιώνεται μειώνοντας τα διαχειριστικά βάρη και διατηρώντας ομοιογένεια μέσα στον οργανισμό.

 

Προσαρμογή ή καθορισμός νέων διαδικασιών

Παρόλο που η μελέτη και ο σχεδιασμός επιχειρησιακών διαδικασιών είναι ένα τεράστιο αντικείμενο γνώσης από μόνο του, σε κάθε έργο καλούμαστε να αναλάβουμε τον ρόλο του συμβούλου για να βοηθήσουμε την επιχείρηση να αξιοποιήσει τα ψηφιακά εργαλεία με τον καλύτερο τρόπο, έτσι έχουμε αποκτήσει πρακτική εμπειρία στις ευκαιρίες και τους κινδύνους που κρύβονται πίσω από την αγορά και εφαρμογή ενός νέου εργαλείου.

Κάθε φορά που προστίθεται ένα νέο διαχειριστικό σύστημα στην επιχείρηση, παραμονεύει ο κίνδυνος να προσθέσουμε νέα γραφειοκρατική πολυπλοκότητα χάνοντας επαφή με τον βασικό στόχο της αλλαγής, δηλαδή να λύσουμε τα προβλήματα των στελεχών και να επιτρέψουμε οι καθημερινές εργασίες να γίνονται αποτελεσματικά και χωρίς λάθη.

Ο Ηγέτης της Πρώτης Γραμμής έχει πάντα δίκιο

Στις ειδικές δυνάμεις των ΗΠΑ κυκλοφορεί ένα ρητό που έχει δανειστεί και ο χώρος της διοίκησης επιχειρήσεων ό,τι:  «Ο ηγέτης στην πρώτη γραμμή της μάχης έχει πάντα δίκιο». (Colin Powel)

Αυτό σημαίνει ότι για να μπορέσουμε να επανασχεδιάσουμε και να βελτιώσουμε τον τρόπο λειτουργίας με επιτυχία, θα πρέπει να λάβουμε υπόψιν τα προβλήματα και τις ανάγκες των στελεχών που βρίσκονται στην πρώτη γραμμή της επιχείρησης, μιλούν με τους πελάτες και είναι υπεύθυνοι για τα αποτελέσματα αλλά και τις αστοχίες της ομάδας τους.

Από τις πρώτες συζητήσεις με στελέχη της επιχείρησης, συχνά ανακαλύπτουμε ότι η τυπική διαδικασία που βρίσκεται «στα χαρτιά» της επιχείρησης και η πρακτική «hands-on» εμπειρία των πωλήσεων διαφέρουν σημαντικά. Αυτό το φαινόμενο δεν αποτελεί αποτυχία της διοίκησης, καθώς οι πιο έμπειροι και αποτελεσματικοί πωλητές αναγκάζονται να ακολουθούν και να προσαρμόζονται στον δυναμισμό της αγοράς, νωρίτερα από τον υπόλοιπο οργανισμό.

Η επανασχεδιασμένη διαδικασία και τα πρώτα «proof of concept» demo θα πρέπει να λαμβάνουν πάντα και την έγκριση των πιο ενεργών στελεχών για να διασφαλιστεί ότι τελικά αυτές οι διαδικασίες θα αντιμετωπίσουν την μικρότερη δυνατή αντίδραση από τους τελικούς χρήστης και πιο σημαντικά θα ακολουθηθούν στο ακέραιο μέχρι και την τελευταία λεπτομέρεια.

Η Ομοιογένεια οδηγεί στην απλότητα

Στους περισσότερους οργανισμούς η απλότητα είναι ένας στόχος για τον οποίο θα συμφωνήσουν όλοι οι εμπλεκόμενοι στο έργο, παρόλα αυτά η αύξηση της πολυπλοκότητας είναι συνήθως αναπόφευκτη, καθώς αναπτύσσεται η επιχείρηση.

Αυτό συμβαίνει διότι η απλότητα του τρόπου λειτουργίας δεν επιτυγχάνεται αλλά διατηρείται με συνεχή διάθεση πόρων προς αυτήν την κατεύθυνση. Αντίθετα η πολυπλοκότητα προκύπτει μετά από πολύ μικρές και συχνά δικαιολογημένες παρεμβάσεις στις διαδικασίες της επιχείρησης. Τα γνωστά  “quick fixes” και “new initiatives”  κάθε οργανισμού που βραχυπρόθεσμα αποφέρουν αποτέλεσμα, αλλά σταδιακά προσθέτουν προβλήματα, κρυφά κόστη και κινδύνους.

Όμως, η αποφυγή των προβλημάτων αυτών δεν επιτυγχάνεται με στασιμότητα, ούτε η απόρριψη νέων ιδεών και πρωτοβουλιών για τη βελτίωση του εσωτερικής οργάνωσης.  Κάτι τέτοιο θα ήταν αναποτελεσματικό και πρακτικά αδύνατο. Είναι όμως κρίσιμη η διατήρηση της ομοιογένειας μεταξύ πολιτικών και διαδικασιών του οργανισμού.

Οι διαδικασίες της επιχείρησης εφόσον ακολουθούν μια κοινή μορφή/μοτίβο μεταξύ τους, συμβάλουν στην διατήρηση της απλότητας διότι δεν απασχολούν άσκοπα τη σκέψη των στελεχών που πρέπει να τις εκτελούν καθημερινά.

Διαχείριση της Οργανωσιακής Αλλαγής (Change Management)

Συνεχόμενη Αλλαγή & Περιθώρια Λάθους

Σε κάθε αλλαγή που επιβάλλεται από την διοίκηση είναι ξεκάθαρο σε όλους τους εμπλεκόμενους ότι υπάρχει κόστος και για αυτόν τον λόγο υπάρχει μεγάλη πίεση η κάθε αλλαγή να είναι και η τελική.

Ο στόχος αυτός είναι συχνά δεν είναι ρεαλιστικός, με αποτέλεσμα η πίεση αυτή να λειτουργεί και ως παράγοντας αδράνειας που οδηγεί στην αναβολή αλλαγών και καθυστέρηση στην ολοκλήρωση των έργων.

Αντίθετα, η στρατηγική της επιχείρησης έχει περισσότερες πιθανότητες επιτυχίας όταν περιλαμβάνει πρόβλεψη για σταδιακή απορρόφηση των αλλαγών με γνώμονα τον περιορισμό των σχετικών κινδύνων και κόστους.

Η επιλογή ψηφιακών εργαλείων που διαθέτουν την απαραίτητη ευελιξία, ώστε να προσαρμόζονται με μικρό κόστος στις νέες απαιτήσεις, μας δίνουν την δυνατότητα να οργανώνουμε στρατηγικά την ψηφιακή μετάβαση της επιχείρησης σε μικρότερα κομμάτια που απορροφώνται πιο εύκολα.

Εμπειρικά, η σταδιακή εξοικείωση των χρηστών στον νέο τρόπο εργασίας και η συνολική ωρίμανση του οργανισμού, αποτελεί βασική προϋπόθεση για την ολοκλήρωση κάθε λύσης, οπότε η οργάνωση της ανάλυσης και υλοποίησης σε ξεχωριστές φάσεις  εγγυάται την βιωσιμότητα του έργου.

Πρόβλεψη Κόστους και Στρατηγικός Σχεδιασμός

Εξίσου σημαντικός παράγοντας επιτυχίας κάθε έργου είναι η επιλογής συνεργάτη παρόχου τεχνολογίας Enterprise Content Management με ξεκάθαρες και ειλικρινείς πολιτικές τιμολόγησης προϊόντων και υπηρεσιών.

Ο σωστός προϋπολογισμός της συνολικής απαιτούμενης επένδυσης πρέπει να περιλαμβάνει εκτός από το κόστος μιας κάθετη υλοποίηση, και συνολικότερα τα κόστη (total ownership cost) την αξιοποίησης του κάθε ψηφιακού εργαλείου σε διάφορα σημεία του οργανισμού.

Σε κάθε έργο στοχεύομε στην υψηλότερη επιστροφή της επένδυσης από την πρώτη κιόλας εγκατάσταση, ώστε να μπουν τα θεμέλια για μια μακροπρόθεσμη συνεργασία επικερδή για όλες τις πλευρές. Παράλληλα, ενημερώνουμε τον κύριο του έργου για τις δυνατότητες και τα κόστη της περεταίρω αξιοποίησης των εργαλείων ECM και των υπηρεσιών μας.

Η λύση

Οι λύση για διαχείρισης εγγράφων και διαδικασιών στις Τεχνικές Πωλήσεις της πλατφόρμας Papyros Enterprise Content Management σκοπό έχει να οργανώσει το υλικό της επιχείρησης και να επιταχύνει τις διαδικασίες πωλήσεων, προσθέτοντάς ένα ευέλικτο,  ομοιογενές και συμβατό με την υπάρχουσα υποδομή εργαλείο στα χέρια των πωλητών και τεχνικών.

Οι ομάδα των αναλυτών και των συμβούλων της Skymark Technologies βοηθούν τις επιχειρήσεις να αξιοποιήσουν τις ευκαιρίες που παρέχει η τεχνολογία Enterprise Content Management αντιμετωπίζοντας τις προκλήσεις που προκύπτουν με σκοπό την δημιουργία σταθερών και κερδοφόρων συνεργασιών.