Η απομακρυσμένη εργασία στην εποχή του COVID-19

Με τον COVID-19 να έχει κλείσει έναν ολόκληρο χρόνο πλέον, βλέπουμε ξεκάθαρα τα αποτελέσματα της πανδημίας στον τρόπο με τον οποίο λειτουργούν οι επιχειρήσεις.

Τον τελευταίο καιρό, γίναμε μάρτυρες μιας σημαντικής επιτάχυνσης του ψηφιακού μετασχηματισμού των επιχειρήσεων, αλλά και της ραγδαίας αλλαγής των προτεραιοτήτων των διοικήσεων.

Εκτός της ανάπτυξης του ηλεκτρονικού εμπορίου και άλλων διαδικτυακών τρόπων προσέγγισης της αγοράς, οι επιχειρήσεις αναγκάστηκαν να υιοθετήσουν (στον βαθμό που είναι εφικτό) την απομακρυσμένη εργασία για ένα μεγάλο μέρος του προσωπικού τους.

Οι ευκαιρίες υιοθέτησης της εργασίας από το σπίτι

Δεδομένου της απότομης αλλαγής συνθηκών, οι περισσότεροι οργανισμοί προχώρησαν αρχικά σε αξιοποίηση εργαλείων τηλεπικοινωνίας, απομακρυσμένης χρήσης των Windows και άλλων προϊόντων που είχαν ήδη στη διάθεσή τους, με σκοπό την γρήγορη προσαρμογή στους νέους κανονισμούς.

Με την πάροδο του χρόνου όμως, καθώς τα οφέλη της απομακρυσμένης εργασίας έγιναν πιο εμφανή, οι διοικήσεις επεκτείνουν τις πρακτικές που ανέπτυξαν την περίοδο του COVID-19 με πιο μεθοδικά, για να αξιοποιήσουν τις μεγάλες ευκαιρίες που επιφυλάσσει το νέο πλαίσιο.

Μεταξύ άλλων, η υιοθέτηση της απομακρυσμένης εργασίας είναι ευκαιρία:

1. Να μειώσουμε λειτουργικά κόστη του χώρου εργασίας.
2. Να προσεγγίσουμε ανθρώπινο δυναμικό, προσφέροντας ευέλικτα εργασιακά μοντέλα με δυνατότητα εργασίας και από το σπίτι.
3. Να ψηφιοποιήσουμε διαδικασίες που μέχρι αυτή τη στιγμή απαιτούν φυσική παρουσία.
4. Να αυστηροποιήσουμε τις πολιτικές ασφάλειας δεδομένων.
5. Να βελτιώσουμε το πλαίσιο επικοινωνίας και συνεργασίας των τμημάτων της επιχείρησης, πάντα με σκοπό την αύξηση της παραγωγικότητας.

Μια πλήρης λύση για απομακρυσμένη εργασία

Ευτυχώς για παραπάνω από 500 πελάτες της Modus, οργανισμούς του δημοσίου και ιδιωτικού τομέα, o Πάπυρος (Papyros ECM) συγκεντρώνει ένα μεγάλο φάσμα δυνατοτήτων που επιτρέπουν την συνεργασία του προσωπικού και από το σπίτι.

Παρόλο που στην αγορά, πλέον κυκλοφορούν πολλές αξιόλογες κάθετες λύσεις που αντιμετωπίζουν αποσπασματικά συγκεκριμένες προκλήσεις που κρύβει η εργασία από το σπίτι, οι ριζικές αλλαγές του εργασιακού μοντέλου καθιστούν αναγκαία την αναβάθμιση της υποδομής των ψηφιακών υπηρεσιών τους με οριζόντιες και επεκτάσιμες σουίτες προγραμμάτων.

Για αυτόν τον λόγο παρακάτω, περιγράφουμε επιγραμματικά τους λόγους για τους οποίους η πλατφόρμα Papyros ECM αποτελεί μια πλήρης (360^Ο) λύση για την απομακρυσμένη εργασία.

Απομακρυσμένη Εργασία με την Πλατφόρμα Papyros ECM

Διαβαθμισμένη Πρόσβαση σε Έγγραφα

Μπορείτε να δώσετε εύκολη απομακρυσμένη πρόσβαση στο προσωπικό σε Επιχειρησιακά Έγγραφα όπως Συμβάσεις, Παραγγελίες, Παραστατικά, Έγγραφα Προσωπικού και Αλληλογραφία από το Laptop, το κινητό και το tablet.

Λίστες Εργασίας

Μπορείτε να δημιουργήσετε ειδικά διαμορφωμένες λίστες εργασίας (Task Lists) για κάθε ομάδα, ρόλο ή χρήστη του συστήματος, ώστε να παρακολουθείτε σε αληθινό χρόνο την πρόοδο και τη παραγωγικότητα της ομάδας σας.

Αυτοματοποίηση διαδικασιών (Workflow Automation)

Μπορείτε να ψηφιοποιήσετε και να αυτοματοποιήσετε διαδικασίες που μέχρι τώρα εκτελούσατε με φυσική παρουσία ή με email, όπως εγκρίσεις προμηθειών, ένταξη νέου προσωπικού, διαχείριση παραπόνων κλπ.

Κεντρική Διαχείριση Αλληλογραφίας

Μπορείτε να οργανώσετε την επικοινωνία σας με πελάτες, συνεργάτες και προμηθευτές αξιοποιώντας τα υποσυστήματα ηλεκτρονικού πρωτοκόλλου και αρχειοθέτησης αλληλογραφίας με δυνατότητα πλήρους διασύνδεσης με IMAP/Outlook.

Τρία επίπεδα Ασφαλούς Πρόσβασης (Δικαιώματα, Ρόλοι, Εξουσιοδοτήσεις)

Μπορείτε να εφαρμόσετε αυστηρές πολιτικές στην πρόσβαση και κυκλοφορία των πληροφοριών εντός της επιχείρησης, μειώνοντας τον νομικό κίνδυνο διαχείρισης ευαίσθητων πληροφοριών.

Ψηφιακές Υπογραφές

Μπορείτε να υπογράφετε συμβάσεις, επιστολές ή έγγραφα εσωτερικών κανονισμών, να πραγματοποιείτε τις συναλλαγές σας με τράπεζες και δημόσιο γρήγορα και από το σπίτι.

Εύκολη παραμετροποίηση περιβάλλοντος

Μπορείτε να παρέχετε στον κάθε εργαζόμενο ειδικό ψηφιακό περιβάλλον εργασίας, που συγκεντρώνει όλα τα έγγραφα, τις διαδικασίες, τις αναφορές και τα εργαλεία που χρειάζεται για τις καθημερινές εργασίες του.

Συμπεράσματα

Η υιοθέτηση της απομακρυσμένης εργασίας στην εποχή του COVID-19 κρύβει μεγάλες ευκαιρίες για μεσαίες και μεγάλες επιχειρήσεις. Η αξιοποίηση των ευκαιριών του νέου πλαισίου καθιστά αναγκαία την οριζόντια αναβάθμιση της υποδομής των ψηφιακών εργαλείων της επιχείρησης σας και όχι την αποσπασματική αντιμετώπιση συγκεκριμένων προκλήσεων. Η πλατφόρμα Papyros ECM συγκεντρώνει γκάμα δυνατοτήτων που είναι απαραίτητη για την εργασία από το σπίτι.