Συχνά, όταν μιλάμε για την εξαφάνιση του φυσικού χαρτιού στο λογιστήριο, το πρώτο θέμα που έρχεται στην συζήτηση είναι η αρχειοθέτηση των παραστατικών των προμηθευτών.

Παρόλο που η διαχείριση του χαρτιού σχετικά με τις αγορές της επιχείρησης παραμένει μια κοστοβόρα και επίπονη διαδικασία, συνήθως ο μεγαλύτερος όγκος εγγράφων που γεμίζουν τα ράφια ενός λογιστηρίου είναι εκτυπώσεις της ίδιας της επιχείρησης. 

Όσο προηγμένο και μοντέρνο σύστημα ERP να λειτουργεί η επιχείρηση, οι εκτυπώσεις αντιγράφων παραστατικών, παραγγελιών , picking lists , δελτίων, επιστροφών και διαφόρων καταστάσεων και καρτελών παραμένουν σε φυσική μορφή γεμίζοντας τα ράφια της επιχείρησης.

Η ανάγκη διατήρησης Φυσικού Αρχείου

Οι λόγοι που εκτυπώσεις πνίγουν το λογιστήριο ακόμα είναι πολλοί: 

• Νομικές υποχρεώσεις διατήρησης αρχείου με συγκεκριμένο τρόπο 
• Πρόσβαση από υπαλλήλους που δεν έχουν πρόσβαση στο ERP.
• Ανάγκη για υπογραφή των εγγράφων και προσθήκη χειρόγραφων σημειώσεων από τους υπεύθυνους για τήρηση διαδικασιών
• Κυρίως διότι, ενώ οι πληροφορία του ERP είναι δυναμική, η εκτύπωση αποτελεί στιγμιότυπο της πληροφορίας όπως αποτυπώνεται τη δεδομένη στιγμή.
• Τέλος, οι στοίβες εγγράφων στα γραφεία λειτουργούν σαν λίστες καθηκόντων του κάθε εργαζόμενου. Στο τέλος της ημέρας αν η στοίβα είναι άδεια τότε το πιο πιθανό είναι να ήταν μια παραγωγική ημέρα, η τουλάχιστον έτσι πιστεύουμε ότι είναι.

Όσο σημαντικοί και να είναι οι λόγοι που κρατούν το χαρτί στο λογιστήριο, δεν είναι πια αρκετή για καταβάλουν την επιχείρηση με τα μεγάλα κόστη, καθυστερήσεις, λάθη και το ρίσκο που συνδέονται με την διαχείριση φυσικού χαρτιού. 

Ακόμα περισσότερο, όταν μπορώ να κάνω ακριβώς την ίδια δουλειά πιο εύκολα και πιο γρήγορα συνδυάζοντας τα πλεονεκτήματα και της ψηφιακής και φυσικής μορφής . 

Λύση: Αυτόματη αρχειοθέτηση

Με τον Πάπυρο στο λογιστήριο, ότι δεν είναι απαραίτητο να τυπωθεί, δεν τυπώνεται (για την ακρίβεια, δεν τυπώνεται σε χαρτί).

Συγκεκριμένα, ο Πάπυρος παρακολουθεί και “κλέβει”  τις εκτυπώσεις του ERP και τις μετατρέπει σε ψηφιακά αρχεία (pdf) με την ίδια ακριβώς μορφή που θα έβγαιναν και από τον εκτυπωτή. 

Αυτά τα αρχεία αποθηκεύονται στον Πάπυρο, ώστε από εκεί και πέρα η διαχείριση τους να γίνεται ψηφιακά. 

Έξυπνη Αναγνώριση Κειμένου

Επειδή όμως αυτό από μόνο του δεν είναι αρκετό, ο Πάπυρος θα διαβάσει περιοχές του εγγράφου της εκτύπωσης και θα πάρει στοιχεία χρήσιμα για την οργάνωση του. Η ημερομηνία, τα σύνολα, ο πελάτης, τα σχετικά παραστατικά, ο εκδιδών, το είδος της εκτύπωσης κλπ. θα βοηθήσουν τον Πάπυρο να τα οργανώσει τα pdf αυτόματα, ώστε να μπορούμε να τα βρούμε εύκολα σε δευτερόλεπτα, ενώ ο αυτόματος συσχετισμός των εκτυπώσεων μας δίνει την δυνατότητα με ένα κλικ να πάμε για παράδειγμα. από την παραγγελία στο τιμολόγιο, στο δελτίο , την απόδειξη της είσπραξης την επιστροφή, το πιστωτικό.

Γνωρίζοντας όλα αυτά τα στοιχεία, ο Πάπυρος μπορεί να δώσει για κάθε έγγραφο πρόσβαση μόνο στους σωστούς χρήστες με έτοιμους κανόνες εξουσιοδότησης που φτάνουν σε λεπτομερές επίπεδο όπως. (πχ. Ο πωλητής να μπορεί να δει μόνο τις εκτυπώσεις των δικών του πελατών)

Και μέχρι τώρα το προσωπικό του λογιστηρίου δεν έχει κάνει καμία απολύτως ενέργεια!

Έυκολη και Διαβαθμισμένη Πρόσβαση

Όπως και στην περίπτωση που κάποιος εργαζόμενος δεν έχει πρόσβαση στο ERP δεν χρειάζεται να απασχολεί το λογιστήριο για να ζητήσει τα έγγραφα που είναι απαραίτητα για τη δουλειά του. 

Εκτός, από την διατήρηση ενός κεντρικού και ασφαλούς αρχείου των εκτυπώσεων του ERP εντός της Εφαρμογής οι χρήστες του Πάπυρου μπορούν να υπογράψουν ψηφιακά το έγγραφο, να προσθέσουν σημειώσεις και να το στείλουν στον προϊστάμενο τους για έγκριση ή για απλή ενημέρωση.

Έτσι στοίβες εγγράφων στα γραφεία των εργαζομένων, που πριν τον Πάπυρο αποτελούσαν την λίστα καθηκόντων, αντικαθίστανται από το προσωπικό Inbox δρομολογήσεων που αποκτά ο κάθε χρήστης της εφαρμογής Papyros ECM. 

Διαχείριση Εργασιών (Task Management)

Κάθε πρωί οι χρήστες του λογιστηρίου, τμήματος ISO, της αποθήκης, του marketing και άλλων τμημάτων μπαίνουν στον Πάπυρο, βλέπουν τη δική τους “στοίβα” με έγγραφα και εργασίες που πρέπει να διεκπεραιώσουν εντός ημέρας, εβδομάδας, ή μήνα και μόλις ολοκληρώσουν τις εργασίες τους το κάθε έγγραφο  θα πάει στη στοίβα των διεκπεραιωμένων.

Στελέχη και λογιστές της εταιρίας που συνήθως βρίσκονται εκτός γραφείου κάνουν το ίδιο από το internet μέσω του web περιβάλλοντος του Πάπυρου η μέσω της εφαρμογής για κινητά τύπου Android και IOS.

Αποτέλεσμα

Η λίστα των μετρήσιμων κερδών και των ευκολιών που παρέχει ο Πάπυρος στο λογιστήριο είναι ατελείωτη, και τα παραδείγματα διαφορετικά ανά εταιρεία. 

Η κύρια, όμως, στόχευση μας έχει επιτευχθεί. Δηλαδή η εξαφάνιση του χαρτιού στο λογιστήριο, χωρίς απαραίτητα να αλλάξει το προσωπικό τον τρόπο που δουλεύει, χωρίς να προστεθεί επιπλέον δουλειά αρχειοθέτησης και Ψηφιοποίησης  και κυρίως καταργώντας χρονοβόρες εργασίες που πνίγουν την καθημερινότητα του κάθε εργαζόμενου .

Αν σας είναι δύσκολο να φανταστείτε ένα λογιστήριο χωρίς γεμάτα ράφια και γραφεία χωρίς θεόρατες στοίβες εγγράφων, θα χαρούμε να σας παρουσιάσουμε την λύση αυτοματοποιημένης αρχειοθέτησης εκτυπώσεων της πλατφόρμας Papyros ECM,το νο1 ελληνικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων και διαδικασιών στην Ελλάδα.